Metodické usmernenie sekcie auditu a kontroly Ministerstva financií SR č. MF/008524/2026-1411 k vnútornému kontrolnému systému

•Bezúhonnosť a etické hodnoty - orgán verejnej správy sa správa bezúhonne a v súlade s etickými hodnotami, najmä tým, že je príkladom v oblasti integrity a etiky, podporuje kódex etického správania, udáva „tón zhora” a zabezpečuje transparentnosť rozhodovacích procesov.

•Dohľad - v rámci orgánu verejnej správy je zabezpečený primeraný dohľad nad vytváraním, udržiavaním a fungovaním vnútorného kontrolného systému.

•Organizačná štruktúra, právomoci a zodpovednosti - orgán verejnej správy ustanovuje štruktúry, hierarchiu oznamovacích kanálov, právomoci a povinnosti; to znamená, že musí mať jasne vymedzenú organizačnú štruktúru, určenie zodpovedností a právomoci, prípadne ich delegovanie na relevantných zamestnancov.

•Kompetentnosť zamestnancov - orgán verejnej správy rozvíja svoju kompetentnosť; to znamená, že je schopný v súlade so svojimi úlohami a cieľmi prilákať, rozvíjať a udržať si kompetentných zamestnancov, riadi efektívnu politiku ľudských zdrojov a hodnotí ich kompetentnosť.

•Zodpovednosť a hodnotenie výkonnosti - orgán verejnej správy presadzuje zodpovednosť; to znamená, že pravidelne hodnotí a vyvodzuje zodpovednosť voči zamestnancom pri plnení ich povinností v rámci vnútorného kontrolného systému a vyhodnocuje výkonnostné ukazovatele.

✓ riešenie etických problémov4

•dodržiavanie Etického kódexu štátneho zamestnanca – vydaný Úradom vlády SR upravuje zásady etického správania štátneho zamestnanca (resp. Etický kódex pre vnútorného audítora5)

•zriadenie poradcu pre etické správanie v štátnej službe, vymenovaného generálnym tajomníkom služobného úradu, jeho úlohou je nezávislé a nestranné posudzovanie súladu konania, vystupovania a postupu štátneho zamestnanca a postupu služobného úradu s Etickým kódexom štátneho zamestnanca

•činnosť Rady pre štátnu službu, ktorá vykonáva dohľad nad dodržiavaním princípov štátnej služby a Etického kódexu štátneho zamestnanca, vybavuje písomné podnety občanov alebo štátnych zamestnancov o porušení princípov štátnej služby služobným úradom alebo o porušení Etického kódexu štátneho zamestnanca

✓ transparentný legislatívny proces6

•uverejňovanie návrhov právnych predpisov v Slov-Lexe

•využívanie skráteného legislatívneho procesu len v nevyhnutnej miere, v súlade s Legislatívnymi pravidlami vlády SR

•možnosť zapojenia sa verejnosti a odbornej verejnosti do legislatívneho procesu, napr. formou konzultácií, hromadnej pripomienky, pracovných skupín a pod.

✓ transparentné hospodárenie

•uverejňovanie zákonom predpísaných informácií7 (zmlúv, faktúr, objednávok)

•využívanie transparentných postupov verejného obstarávania8, dodržiavanie princípu rovnakého zaobchádzania, princípu nediskriminácie hospodárskych subjektov, princípu transparentnosti, princípu proporcionality a princípu hospodárnosti a efektívnosti vo verejnom obstarávaní

•uzatváranie zákaziek z verejných zdrojov iba s tými subjektmi, ktoré relevantne a dôveryhodne odkryjú identitu svojho konečného vlastníka (register partnerov verejného sektora9)

•zriaďovanie transparentných registrov nakladania s verejnými financiami – napríklad vedenie prehľadných zoznamov osôb, ktorým boli poskytnuté verejné prostriedky formou dotácií, transferov, štátnej pomoci a pod.

•zverejnenie všetkých zdrojov príjmov orgánu verejnej správy, vrátane sponzorských darov a ich následný spôsob použitia

✓ oznamovanie korupcie a inej protispoločenskej činnosti10 (whistleblowing)

zavedenie vnútorného systému vybavovania podnetov pre všetky orgány verejnej • moci, t. j. organizačnú zložku alebo osobu, ktorá bude prijímať dané podnety (táto osoba musí byť v priamej podriadenosti štatutárneho orgánu)

poskytnutie ochrany oznamovateľovi protispoločenskej činnosti •

1.Existuje v rámci orgánu verejnej správy etický kódex alebo nejaký vnútorný predpis, v ktorom sú definované pravidlá správania sa a boli všetci zamestnanci o ňom riadne informovaní?

2.Je v orgáne verejnej správy „tón zhora“ preukázaný pravidelnou internou komunikáciou vedenia s jednotlivými útvarmi/zamestnancami?

3.Má orgán verejnej správy zavedený program školení zamestnancov venovaný bezúhonnosti a etickému správaniu? Má orgán verejnej správy zavedený systém pravidelného vzdelávania zamestnancov v oblasti protikorupčnej politiky?

4.Existuje mechanizmus oznamovania v prípade porušenia etického správania, resp. ako sú porušenia etického správania oznamované a následne riešené orgánom verejnej správy?

5.Má orgán verejnej správy zavedený kontrolný mechanizmus v oblasti etického správania a dodržiavania etického kódexu?

6.Vykonáva orgán verejnej správy pravidelné hodnotenie dodržiavania etických princípov a aktualizáciu etického kódexu?

7.Má orgán verejnej správy nastavený systém protikorupčnej politiky (prijatie darov a iných výhod, oznámenie korupcie, atď.)?

8.Má orgán verejnej správy zriadený útvar alebo ustanovenú zodpovednú osobou za oblasť protikorupčnej politiky (napr. koordinátor protikorupčnej činnosti, protikorupčný útvar)?

9.Existujú osobitné mechanizmy na podávanie podnetov/sťažností týkajúcich sa porušenia napr. etického správania, korupcie, konfliktu záujmov?

10.Má orgán verejnej správy zavedený proces na hodnotenie práce zamestnancov?

11.Oboznamuje orgán verejnej správy štátnych zamestnancov so služobnými predpismi v zmysle § 22 ods. 3 zákona č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov?

✓ činnosť dozorných orgánov

v štátnych podnikoch, obchodných spoločnostiach podľa Obchodného zákonníka • napr. dohľad nad činnosťou konateľov, obchodných, účtovných kníh, dokladov

zachovanie zodpovednosti pre všetkých členov dozorného orgánu a kľúčových • aktérov, členovia dozorného orgánu majú dostatočné odborné znalosti a svoju činnosť zameriavajú na vysoko rizikové oblasti

•schvaľovanie členov dozorných rád vládou SR (napr. Exportno-importná banka SR)

✓ externé kontroly

•poskytnutie primeranej súčinnosti externým kontrolným/auditným orgánom (napr. Najvyšší kontrolný úrad SR (ďalej len „NKÚ“), MF SR, Európsky dvor audítorov (ďalej len „EDA“))

•štatutárny orgán správcu kapitoly štátneho rozpočtu zodpovedá za efektívne a účinné využitie výsledkov vnútorného auditu pri skvalitňovaní vnútorného kontrolného systému, vrátane finančného riadenia so zameraním na hospodárne, efektívne, účinné a účelné plnenie úloh správcu kapitoly štátneho rozpočtu11

•plány vnútorného auditu vychádzajú z objektívneho hodnotenia rizík, ktoré vyplývajú z určených úloh a cieľov správcu kapitoly štátneho rozpočtu s prihliadnutím na výsledky iných kontrol a auditov, pričom štatutárny orgán správcu kapitoly štátneho rozpočtu tieto plány schvaľuje

✓ organizačný poriadok a organizačná štruktúra

v orgáne verejnej správy je vypracovaný organizačný poriadok s jasným definovaním • kompetencií jednotlivých útvarov a osôb vrátane ich prípadnej delegácie na iné útvary alebo osoby (v nevyhnutnom rozsahu), ako aj aktuálna organizačná štruktúra, podpisový poriadok a iné relevantné vnútorné predpisy

sú zadefinované zodpovednosti za implementáciu cieľov orgánu verejnej správy a riadenie • rizík, povinnosti by mali byť rozdelené tak, aby jediná osoba nemohla kontrolovať všetky fázy akejkoľvek transakcie, finančnej operácie alebo jej časti a pod.

•sú zreteľne zadefinované vzťahy nadriadenosti a podriadenosti naprieč celým orgánom verejnej správy

•vnútorný audit pravidelne potvrdzuje štatutárnemu orgánu svoju organizačnú nezávislosť a objektivitu – napríklad formou vyhlásenia v ročnej správe o vykonaných vnútorných auditoch

✓ vypracovanie procesných máp všetkých významných procesov a ich pravidelná aktualizácia

✓ v orgáne verejnej správy riadne fungujú informačné a reportovacie kanály na úrovni zamestnanec – vedúci zamestnanec – štatutár

✓ elektronický systém schvaľovania procesov, ktorý je nastavený v súlade s platnými vnútornými predpismi, podpisovým poriadkom, obehom účtovných dokladov (napríklad schvaľovanie dovoleniek, finančných operácií, pripomienkové konania a pod.)

1.Má orgán verejnej správy jasne stanovenú organizačnú štruktúru vo svojom vnútornom predpise?

2.Je organizačná štruktúra orgánu verejnej správy pravidelne hodnotená v nadväznosti na hodnotenie plnenia cieľov? Je organizačná štruktúra podľa potreby upravovaná, napr. v dôsledku vzniku novej zákonnej povinnosti?

3.Sú zamestnanci s organizačným poriadkom orgánu verejnej správy riadne oboznámení?

4.Má orgán verejnej správy vo svojom vnútornom predpise, resp. v organizačnom poriadku upravené rozdelenie právomocí a zodpovedností za jednotlivé činnosti?

5.Má orgán verejnej správy stanovenú osobu, ktorá je zodpovedná za všetky zmeny organizačného poriadku?

6.Má orgán verejnej správy stanovenú osobu, ktorá je zodpovedná za logické usporiadanie právomocí a kompetencií jednotlivých organizačných útvarov?

7.Zabezpečil orgán verejnej správy, aby jednotlivé útvary a ich zamestnanci mali nezávislé a nestranné postavenie od činností a procesov orgánu verejnej správy, ktoré kontrolujú (napr. riadenie rizika, vnútorná kontrola/vnútorný audit, vybavovanie petícií/sťažností)?

8.Má orgán verejnej správy zdokumentované kľúčové procesy formou procesných máp alebo inej vhodnej dokumentácie?

9.Sú procesné mapy pravidelne prehodnocované?

10.Obsahujú procesné mapy jasné určenie vstupov, výstupov, zodpovedností a nadväzností medzi útvarmi?

11.Sú pravidlá delegovania právomocí a zodpovednosti upravené vo vnútorných predpisoch?

12.Je delegovanie právomocí realizované formálne (napr. písomne alebo prostredníctvom informačného systému)?

13.Je delegovanie právomocí časovo ohraničené a evidované?

14.Má orgán verejnej správy stanovené pravidlá zastupovania zamestnancov počas ich neprítomnosti?

15.Sú zastupujúce osoby určené vopred a je zastupovanie formálne zdokumentované?

16.Je zabezpečené, že počas neprítomnosti kľúčových zamestnancov nedochádza k prerušeniu kritických procesov?

17.Sú evidované prípady zastupovania (napr. v informačnom systéme alebo dochádzkovom systéme)?

18.Existujú jasne definované postupy na schvaľovanie dovoleniek, služobných ciest a iných neprítomností?

19.Je zabezpečené, že schvaľovanie neprítomnosti je realizované nadriadenou osobou?

20.Je proces schvaľovania neprítomnosti prepojený s procesom zastupovania?

transparentný a profesionálny proces výberu zamestnancov ✓

•vyhlásenie výberového konania na obsadenie štátnozamestnaneckého miesta podľa zákona č. 55/2017 Z. z. - užšie vnútorné výberové konanie, širšie vnútorné výberové konanie alebo vonkajšie výberové konanie (o. i. aj požiadavky na kvalifikačné predpoklady)

•noví zamestnanci by mali byť preverovaní z hľadiska bezúhonnosti, spoľahlivosti a pripravenosti na výkon činností im zverených a tiež by mali mať možnosť určitý čas pracovať pod dohľadom skúseného zamestnanca (mentora)

•zamestnanci by mali byť informovaní o povinnostiach a zodpovednostiach svojho útvaru, ale aj iných útvarov orgánu verejnej správy, čo im umožní lepšie pochopenie toho, ako a kde je ich práca začlenená v rámci organizácie

•bezúhonnosť, spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, zdravotná spôsobilosť na prácu, ktorú má vykonávať (ak to vyžaduje osobitný predpis), oprávnenosť na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami (ak sa takéto oprávnenie na dohodnutú prácu vyžaduje)

✓ systém hodnotenia zamestnancov

•služobným hodnotením podľa zákona č. 55/2017 Z. z. sa hodnotia odborné vedomosti štátneho zamestnanca, jeho výkonnosť, schopnosti a kompetencie a prístup k osobnému rozvoju a prístup k vzdelávaniu

•výkon zamestnancov by mal byť pravidelne hodnotený, aby sa zistilo, či sú plnené všetky základné úlohy vyplývajúce z ich práce; vynikajúci výkon má byť riadne ocenený a nedostatky majú byť prediskutované so zamestnancami, aby dostali príležitosť na zlepšenie svojho výkonu alebo svojich zručností

•motivačný faktor pri podávaní dobrých výkonov zamestnancov orgánu verejnej správy (pochvala, finančné ohodnotenie, kariérny rast, možnosť zahraničných stáží a pod.)

•reorganizácia útvarov na základe osobnostných a odborných predpokladov jednotlivých zamestnancov, t. j. napr. rozdelenie úloh na základe doterajších skúseností, prijímanie zamestnancov do útvarov aj z iných oblastí záujmov

✓ vzdelávanie zamestnancov

•adaptačné vzdelávanie štátnych zamestnancov pri nástupe do štátnozamestnaneckého pomeru, kontinuálne vzdelávanie, kompetenčné vzdelávanie, jazykové vzdelávanie, rozvoj zručností - v závislosti od predmetu činnosti

•odborné vzdelávanie vnútorných audítorov/vládnych audítorov podľa zákona č. 357/2015 Z. z.

✓ monitorovanie a analyzovanie fluktuácie personálu – riešenie nadmernej fluktuácie personálu štatutárom alebo vedúcimi zamestnancami

✓ posilnenie personálu v oblasti kontroly (napr. ak orgán verejnej správy vykonáva finančnú kontrolu pri poskytovaní verejných financií podľa § 8 zákona č. 357/2015 Z. z., finančnú kontrolu vykonávanú na mieste podľa § 9 zákona č. 357/2015 Z. z.)

✓ výkon finančnej kontroly zabezpečujú kompetentní zamestnanci zodpovední za príslušnú finančnú operáciu alebo jej časť v závislosti od jej charakteru (napr. finančné operácie právneho charakteru zabezpečujú vzdelaní zamestnanci v odbore právo)

✓ konflikt záujmov

•pri činnostiach jednotlivých zamestnancov nehrozí konflikt záujmov, prípadne je zavedený postup v prípade existencie konfliktu záujmov

•nezlučiteľnosť funkcií v súlade s platnou legislatívou

✓ zadefinovanie zodpovednosti

•zodpovednosť za výkon finančnej kontroly - podľa § 7 ods. 2 zákona č. 357/2015 Z. z. finančnú kontrolu vykonáva štatutárny orgán orgánu verejnej správy alebo ním určený vedúci zamestnanec orgánu verejnej správy a podľa rozhodnutia štatutárneho orgánu orgánu verejnej správy zamestnanci orgánu verejnej správy v rozsahu svojej pôsobnosti alebo prizvané osoby

•v legislatíve je riadne zadefinovaná zodpovednosť za strategické ciele orgánu verejnej správy (napr. osobitné právne predpisy, stratégie a pod.)

•v interných predpisoch orgánu verejnej správy je zadefinovaná zodpovednosť vedúcich zamestnancov ako aj ďalších zamestnancov orgánu verejnej správy (napr. organizačný poriadok, podpisový poriadok)

•uplatňovanie zodpovednosti za škodu zamestnancov a ich náhrada podľa osobitných pracovnoprávnych predpisov12 a uplatňovanie zodpovednosti zamestnancov orgánu verejnej správy za porušenie finančnej disciplíny

✓ hodnotenie nastavenia zodpovednosti

•vedúci zamestnanci orgánu verejnej správy pravidelne vykonávajú hodnotenie podriadených zamestnancov, každoročne posudzujú efektívnosť, schopnosti a pracovnú výkonnosť podriadených zamestnancov a prípady nedostatočnej výkonnosti riadne riešia

•zamestnanci orgánu verejnej správy dostávajú konkrétnu a užitočnú spätnú väzbu, ktorá im umožňuje sa zlepšiť (napríklad prostredníctvom hodnotení)

✓ prijatie adekvátnych opatrení

•orgán verejnej správy zodpovedá za prijatie opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku zistených oprávnenou osobou, NKÚ, Európskou komisiou (ďalej len „EK“), EDA alebo inými orgánmi, ktoré majú oprávnenie na výkon kontroly alebo auditu vrátane uplatnenia opatrení proti zamestnancom zodpovedným za zistené nedostatky a splnenia opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku

✓ vybavovanie sťažností podľa osobitného predpisu13

✓ odlíšenie strategických a prevádzkových cieľov

orgán verejnej správy jasne rozlišuje strategické a prevádzkové ciele, pričom strategické ciele • sú zamerané na dlhodobé verejné politiky a systémové zmeny a prevádzkové ciele na zabezpečenie každodennej činnosti orgánu verejnej správy

•manažment orgánu verejnej správy stanovuje obmedzený počet jasných, zrozumiteľných a merateľných cieľov, ku ktorým sú určené konkrétne iniciatívy, zodpovednosti a hodnotiace kritériá (napr. príprava reforiem a stratégií za účelom získania príspevkov z fondov Európskej únie)

pri stanovovaní cieľov orgán verejnej správy uplatňuje pravidlá rozpočtového hospodárenia a • zohľadňuje strednodobý rozpočtový rámec, aby sa predišlo stanovovaniu cieľov bez realistického finančného krytia14

•orgán verejnej správy pri formulovaní strategických cieľov vychádza z platnej národnej a európskej legislatívy, ako aj medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná

•strategické ciele sú zosúladené s aktuálnym Programovým vyhlásením vlády a so schválenými strategickými dokumentmi vlády Slovenskej republiky

•ciele v oblasti tvorby legislatívy a verejných politík sú plánované v súlade s Plánom legislatívnych úloh vlády SR a Plánom práce vlády SR, pričom sa zohľadňujú stanovené lehoty, kapacitné možnosti a potenciálne riziká ich nedodržania

•ku každému strategickému cieľu sú identifikované kľúčové riziká jeho nedosiahnutia, ktoré sú následne predmetom ďalšieho hodnotenia v rámci systému riadenia rizík

•prevádzkové ciele sú stanovené tak, aby podporovali dosahovanie strategických cieľov a zabezpečovali plynulý chod orgánu verejnej správy

•v oblasti personálneho riadenia orgán verejnej správy stanovuje ciele zamerané najmä na získavanie a udržanie kvalifikovaných zamestnancov, znižovanie fluktuácie, rozvoj kompetencií a posilňovanie motivačných nástrojov

•v oblasti ekonomického riadenia sa prevádzkové ciele zameriavajú na hospodárne, efektívne, účinné a účelné vynakladanie verejných financií, najmä pri nákupe tovarov, prác a služieb

•v oblasti reputácie a dôvery verejnosti orgán verejnej správy stanovuje ciele podporujúce transparentnosť, otvorenú komunikáciu a pozitívny obraz orgánu verejnej správy (napr. zverejňovanie informácií, komunikácia s verejnosťou)

•v oblasti energetického a environmentálneho riadenia sú prevádzkové ciele zamerané na znižovanie energetickej náročnosti prevádzky, efektívne využívanie zdrojov a znižovanie environmentálnej záťaže

•ku každému prevádzkovému cieľu sú určené merateľné ukazovatele a súvisiace riziká, ktoré môžu ovplyvniť jeho plnenie

✓ väzba cieľov na riadenie rizík

•ciele orgánu verejnej správy sú systematicky prepojené s procesom riadenia rizík tak, aby bolo možné identifikovať riziká ich nedosiahnutia, určiť nositeľov rizík a prijať primerané opatrenia

informácie o cieľoch a súvisiacich rizikách sú východiskom pre plánovanie kontrolných • činností a vnútorného auditu

1.Sú strategické a prevádzkové ciele orgánu verejnej správy jasne rozlíšené a zdokumentované?

2.Sú ciele zadefinované tak, že umožňujú identifikáciu rizík, ktoré by mohli ohroziť ich dosiahnutie?

3.Sú ciele formulované v súlade s princípom SMART (konkrétne, merateľne, dosiahnuteľne, relevantne a časovo ohraničene)?

4.Je počet stanovených cieľov primeraný kapacitám a zdrojom orgánu verejnej správy?

5.Vychádzajú strategické ciele z platnej národnej a európskej legislatívy?

6.Sú ciele zosúladené s Programovým vyhlásením vlády a schválenými strategickými dokumentmi?

7.Sú ciele plánované v súlade s Plánom legislatívnych úloh vlády SR a Plánom práce vlády SR?

8.Sú ciele pravidelne prehodnocované, aby zodpovedali zmenám v legislatíve, spoločenským, ekonomickým a politickým podmienkam?

9.Sú ciele v súlade s rozpočtom vyčleneným na ich dosiahnutie, prípadne je stanovenie cieľa základom pre rozhodovanie vedenia orgánu verejnej správy pre pridelenie zdrojov?

10.Sú stanovené ciele týkajúce sa oblasti externého vykazovania v súlade s legislatívou, prípadne relevantnými predpismi v oblasti účtovníctva a vykazovania?

11.Poskytujú stanovené ciele týkajúce sa oblasti interného vykazovania pravdivé a kompletné informácie potrebné pre rozhodovanie vedenia orgánu verejnej správy?

12.Má orgán verejnej správy, v nadväznosti na definované ciele, vytvorený plán hlavných úloh? Ak áno, sú tieto úlohy distribuované na relevantné úrovne orgánu verejnej správy?

✓ zavedenie systému riadenia rizík

•orgán verejnej správy má zavedený systém riadenia rizík, ktorý sa vzťahuje na všetky jeho významné procesy, činnosti a úlohy

•riadenie rizík je integrované do bežných riadiacich procesov a nie je vnímané ako jednorazová alebo formálna aktivita vykonávaná výlučne na účely kontroly alebo auditu

•štatutárny orgán určuje zodpovednosť za koordináciu riadenia rizík, pričom samotná identifikácia a hodnotenie rizík je delegovaná na organizačné útvary a zamestnancov, ktorí sú nositeľmi jednotlivých procesov

✓ identifikácia rizík

•orgán verejnej správy identifikuje riziká vyplývajúce z dosahovania strategických a prevádzkových cieľov, ako aj riziká spojené s jeho činnosťami a úlohami

•identifikácia rizík sa vykonáva pravidelne a systematicky

•do procesu identifikácie rizík sú zapojení vedúci zamestnanci a zamestnanci vykonávajúci jednotlivé činnosti a úlohy, keďže títo disponujú najlepšími znalosťami o možných hrozbách a zraniteľnostiach

✓ analýza a hodnotenie rizík

•orgán verejnej správy analyzuje a hodnotí identifikované riziká z hľadiska ich pravdepodobnosti výskytu a možného vplyvu na dosahovanie cieľov, plnenie úloh a fungovanie vnútorného kontrolného systému

•na základe hodnotenia identifikovaných rizík orgán verejnej správy určuje mieru významnosti rizík a rozlišuje riziká prijateľné, významné a kritické

•orgán verejnej správy definuje mieru akceptovateľného rizika a identifikuje riziká, ktoré si vyžadujú prijatie opatrení na ich zmiernenie alebo odstránenie

•ku každému významnému alebo kritickému riziku je určený nositeľ rizika, ktorý zodpovedá za jeho riadenie a za realizáciu prijatých opatrení

✓ evidencia a aktualizácia rizík

•orgán verejnej správy vedie evidenciu identifikovaných rizík, napríklad vo forme zoznamu rizík, ktorý poskytuje prehľad o identifikovaných rizikách a ich významnosti

•riziká a súvisiace opatrenia sú pravidelne prehodnocované a aktualizované, minimálne raz ročne alebo vždy, keď dôjde k významnej zmene okolností

1.Má orgán verejnej správy formálne zavedený systém riadenia rizík?

2.Je riadenie rizík integrované do riadiacich a rozhodovacích procesov?

3.Je určená zodpovednosť za koordináciu riadenia rizík?

4.Vedie orgán verejnej správy zoznam rizík?

5.Má orgán verejnej správy vypracovaný dokument, ktorý upravuje postup pri riadení rizík?

6.Sú riziká a opatrenia pravidelne prehodnocované a aktualizované?

7.Je vyhodnocovaná účinnosť prijatých opatrení?

8.Akým spôsobom a kým sú v orgáne verejnej správy identifikované a zaznamenávané riziká?

9.Zúčastňujú sa na procese identifikovania rizík všetci zamestnanci orgánu verejnej správy?

10.Akým spôsobom sa komunikujú a odovzdávajú informácie ohľadom rizík v rámci orgánu verejnej správy?

11.Využíva orgán verejnej správy na evidenciu rizík katalóg rizík a mapu rizík?

12.Ako často sa aktualizuje v orgáne verejnej správy katalóg rizík a mapa rizík?

13.Vypracúvajú organizačné útvary v rámci orgánu verejnej správy tzv. zoznamy rizík? Ak áno, ako často sú aktualizované?

14.Určil orgán verejnej správy pravidlá pre identifikovanie, oznamovanie nových rizík, prípadne významných zmien v existujúcich rizikách a spôsob ich vyhodnocovania?

✓ začlenenie rizika podvodu do systému riadenia rizík

•orgán verejnej správy systematicky zahŕňa riziko podvodu do celkového systému riadenia rizík, a to ako osobitnú kategóriu rizík

•posudzovanie rizika podvodu sa vykonáva v nadväznosti na stanovené ciele, činnosti a úlohy s dôrazom na oblasti s potenciálne významným dopadom na verejné financie

•riziko podvodu sa hodnotí pravidelne a vždy pri významných zmenách v cieľoch, činnostiach, úlohách, legislatívy alebo organizačnej štruktúry orgánu verejnej správy

✓ identifikácia oblastí so zvýšeným rizikom podvodu (napr. verejné obstarávanie, implementácia fondov Európskej únie, poskytovanie dotácií, grantov, príspevkov a pod.)

✓ prevencia rizika podvodu

•orgán verejnej správy zavádza preventívne kontrolné opatrenia, ktorých cieľom je znižovať pravdepodobnosť výskytu podvodu, ako sú rozdelenie právomocí a zodpovedností, uplatňovanie princípu „štyroch očí“, jasné pravidlá pre riešenie konfliktu záujmov a pod.

✓ odhaľovanie a reakcia na riziko podvodu

•orgán verejnej správy má nastavené mechanizmy na odhaľovanie podvodov, vrátane kontrolných činností a oznamovacích mechanizmov

•v prípade podozrenia na podvod je toto podozrenie bezodkladne analyzované a v prípade jeho dôvodnosti oznamované príslušným orgánom v súlade s platnými právnymi predpismi

✓ riziko podvodu pri implementácii fondov Európskej únie15

•v prípade orgánov verejnej správy zapojených do implementácie fondov Európskej únie je riziko podvodu posudzované osobitne, s prihliadnutím na zvýšené regulačné a reputačné riziká

•prijaté opatrenia v oblasti fondov Európskej únie sú zosúladené s celkovým systémom riadenia rizík orgánu verejnej správy

1.Je riziko podvodu súčasťou systému riadenia rizík?

2.Sú riziká podvodu zdokumentované a majú určeného nositeľa?

3.Sú zamestnanci oboznámení s rizikami podvodu a etickými pravidlami?

4.Sú opatrenia pri fondoch Európskej únie zosúladené s celkovým systémom riadenia rizík?

5.Má orgán verejnej správy nastavené vhodné postupy riadenia a posúdenia rizika podvodov? Ak áno, v akom predpise?

6.Je posúdenie rizika podvodov v orgáne verejnej správy súčasťou pravidelného posudzovania rizík?

7.Zúčastňujú sa na procese identifikovania rizika podvodov všetci zamestnanci orgánu verejnej správy?

8.Má orgán verejnej správy vypracovaný mechanizmus ohlasovania zistených podvodov?

9.Sú zamestnanci orgánu verejnej správy pravidelne školení v oblasti upravujúcej predchádzanie podvodom?

10.Je vedenie orgánu verejnej správy v dostatočnej miere informované o možných rizikách podvodov, identifikovaných podozrení z podvodov alebo zistených podvodov zodpovedným útvarom/zamestnanom?

11.Sú evidované riziká podvodu v rámci orgánu verejnej správy následne niekým kontrolované a vyhodnocované? Ak áno, kým?

✓ systematické sledovanie zmien v internom a externom prostredí

•orgán verejnej správy systematicky sleduje a vyhodnocuje zmeny v internom a externom prostredí, ktoré môžu ovplyvniť dosahovanie jeho cieľov, riadenie rizík a fungovanie vnútorného kontrolného systému

•monitorovanie zmien sa vykonáva priebežne, a to prostredníctvom vedúcich zamestnancov a určených odborných útvarov podľa charakteru sledovaných oblastí

•zmeny môžu byť napr. legislatívne, regulačné, politické, strategické, organizačné, personálne, ekonomické, rozpočtové, technologické, bezpečnostné, environmentálne

•orgán verejnej správy pravidelne monitoruje zmeny v právnych predpisoch Slovenskej republiky a legislatíve Európskej únie a vyhodnocuje ich dopad na svoje činnosti, úlohy a vnútorný kontrolný systém - legislatívne zmeny sú včas komunikované relevantným útvarom

•na tento účel môže orgán verejnej správy určiť zodpovedných zamestnancov alebo útvary za sledovanie legislatívneho vývoja (napr. prostredníctvom portálu Slov-Lex, materiálov na rokovaniach vlády SR a Národnej rady SR, stanovísk a rozhodnutí orgánov Európskej únie)

✓ identifikácia zmien s potenciálnym dopadom na riziká a kontroly

•orgán verejnej správy identifikuje zmeny, ktoré môžu viesť k vzniku nových rizík alebo k zmene významnosti existujúcich rizík

•zmeny sú posudzované z hľadiska ich vplyvu na ciele, úlohy, kontrolné činnosti a zodpovednosti v rámci vnútorného kontrolného systému

✓ premietnutie zmien do systému riadenia rizík

•identifikované zmeny sú premietnuté do aktualizácie cieľov, činností a úloh, identifikovaných rizík, ich hodnotenia a prijatých opatrení v rámci systému riadenia rizík

•aktualizácia rizík a opatrení sa vykonáva bezodkladne po identifikácii významnej zmeny alebo v rámci pravidelného cyklu prehodnocovania rizík

✓ sledovanie nových trendov a inovácií

•zamestnanci orgánu verejnej správy sa zúčastňujú odborných školení, seminárov, konferencií s cieľom sledovať nové trendy, osvedčené postupy a inovácie

•získané poznatky a skúsenosti sú primerane aplikované v praxi, najmä pri zlepšovaní procesov, zavádzaní inovácií a posilňovaní vnútorného kontrolného systému

•orgán verejnej správy podporuje zdieľanie informácií o nových trendoch prostredníctvom interných komunikačných nástrojov (napr. interné newslettre, odborné semináre, pravidelné porady)

1.Sú systematicky sledované zmeny v internom a externom prostredí?

2.Sú určené osoby alebo útvary zodpovedné za monitorovanie zmien?

3.Sú identifikované zmeny premietnuté do aktualizácie cieľov, rizík a opatrení?

4.Sú pravidelne monitorované legislatívne zmeny v Slovenskej republike a Európskej únii?

5.Sú legislatívne zmeny zohľadnené v interných predpisoch a procesoch?

6.Má orgán verejnej správy nastavené vhodné postupy riadenia a posúdenia rizika významných zmien v oblasti politických, regulačných, ekonomických, prípadne iných pomerov? Ak áno, v akom predpise?

7.Má orgán verejnej správy zavedené kontroly a systémy včasného varovania, ktorých cieľom je identifikovať informácie upozorňujúce na nové riziká, ktoré by mohli mať podstatný vplyv na orgán verejnej správy?

•Orgán verejnej správy vyberá a vypracúva kontrolné činnosti - orgán verejnej správy prostredníctvom zavedených kontrolných mechanizmov prispieva k zmierňovaniu rizík, ktoré môžu negatívne ovplyvniť dosahovanie jeho cieľov, na prijateľnú úroveň. Pri rozhodovaní, ktoré opatrenia na zmiernenie rizika je potrebné prijať, sa zvažujú všetky aspekty komponentov a procesov vnútorného kontrolného systému, informačné technológie a miesta, kde sú kontrolné činnosti potrebné. Príkladom zavedeného kontrolného mechanizmu môže byť kontrola „štyroch očí“, teda pravidlo, podľa ktorého pred tým, ako sa akákoľvek finančná operácia schváli alebo správa/komunikácia odsúhlasí, je verifikovaná aspoň jedným zamestnancom, ktorý nie je iniciátor daného procesu.

•Orgán verejnej správy zavádza všeobecné kontrolné činnosti nad technológiou, najmä nad informačnými systémami, ich vývojom, prevádzkou, údržbou, ochranou a technickou infraštruktúrou, s cieľom zabezpečiť ich spoľahlivosť, dostupnosť a bezpečnosť.

•Orgán verejnej správy presadzuje kontrolné činnosti pomocou formalizovaných predpisov a postupov – interné predpisy a postupy musia jasne stanovovať zodpovednosti vedenia orgánu verejnej správy, útvarov, v ktorých sa riziká vyskytujú, ako aj povinnosti zamestnancov vykonávajúcich kontrolné činnosti.

✓ v orgáne verejnej správy je vytvorená štruktúra kaskádovitej zodpovednosti (viacúrovňová zodpovednosť)

•sú nastavené dostatočné manažérske kontroly a dohľad, aby sa zaistili všetky nežiaduce stavy a neočakávané okolnosti

•zodpovednosť za vykonávanie kontrolných činností je priradená konkrétnym pozíciám a je jasne stanovená vo vnútorných predpisoch

✓ kontrolné činnosti sa vo všeobecnosti rozdeľujú do týchto kategórií:

•transakčné kontrolné činnosti, ktoré môžu byť preventívne alebo detektívne (predstavuje finančnú kontrolu podľa zákona č. 357/2015 Z. z.)

•výkonnostné kontrolné činnosti zahrňujú porovnanie prevádzkových alebo finančných údajov a môžu zahrňovať výkonnostné posudky procesu obstarávania, posudky aktuálnej výkonnosti v porovnaní s rozpočtom, prognózami, predchádzajúcimi obdobiami, finančnými potrebami, úvermi atď.

•rozdelenie úloh predstavuje rozdelenie zodpovednosti za vedenie záznamov, schvaľovanie a odsúhlasovanie transakcií a nakladanie so súvisiacim majetkom, aby žiadna osoba nemala neprimeranú kontrolu nad celým procesom.

✓ orgán verejnej správy vykonáva finančnú kontrolu aj priamo na mieste podľa § 9 zákona č. 357/2015 Z. z. a overuje čo najširší okruh povinných osôb, vrátane podriadených organizácií a prijímateľov verejných financií

✓ zamestnanci orgánu verejnej správy aktívne vykonávajú kontrolu hospodárenia s verejnými financiami. Kontroly sa vykonávajú s cieľom predchádzať porušeniam finančnej disciplíny, minimalizovať riziko vzniku škody a predísť začatiu správneho konania 16

1.Má orgán verejnej správy zabezpečený výkon všetkých kontrol, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecne záväzných právnych predpisov?

2.Má orgán verejnej správy nastavený a formalizovaný mechanizmus, podľa ktorého určuje, ktoré procesy vyžadujú vykonávanie kontrolných činností? Ak áno, v akom dokumente?

3.Zaviedol orgán verejnej správy vo svojich procesoch kontroly na základe výsledkov analýzy rizík, napr. zavedenie kontrol k identifikovaným závažným rizikám, zavedenie kontrol v kritických procesoch?

4.Sú v orgáne verejnej správy kontroly vykonávané manuálne alebo automatizovane?

5.Sú kontrolné činnosti vykonávané orgánom verejnej správy efektívne, t. j. náklady na vykonávanie kontroly sú primerané k závažnosti identifikovaného rizika?

6.Je určená zodpovednosť za overovanie účinnosti nastavených kontrol?

7.Prispievajú zavedené kontroly k zmierňovaniu identifikovaných rizík?

8.Ak boli zistené nedostatky vo vykonávaní kontroly, prijal orgán verejnej správy opatrenia na ich nápravu a odstránenie príčin ich vzniku (napr. úprava postupu vykonávania kontrolných činností)?

9.Sú schvaľovacie procesy v orgáne verejnej správy formálne upravené vo vnútornom predpise napr. v podpisovom poriadku?

10.Dodržiava orgán verejnej správy v rámci schvaľovacieho procesu vždy zásadu "kontroly 4 očí"?

11.Má orgán verejnej správy zabezpečené oddelenie zodpovednosti za vykonávané činnosti a ich schvaľovanie v rámci svojich procesov? Ak áno, akým spôsobom?

✓ bezpečnosť IT systémov

•v orgáne verejnej správy je ustanovený zodpovedný útvar alebo zamestnanec (napríklad útvar informačnej bezpečnosti, administrátor), ktorý zohráva významnú úlohu pri výbere, vývoji a udržiavaní kontrol nad technológiami

•v rámci orgánu verejnej správy sú zavedené kontrolné činnosti v oblasti bezpečnosti, ktorých cieľom je obmedziť prístup do systému iba na tie osoby, ktoré ho potrebujú mať a znížiť možnosť neoprávnených úprav súborov a neoprávneného vstupu do IT systému

•možnosť využívať služby externých spoločností špecializujúcich sa na IT služby za účelom navrhnutia vhodných kontrolných činností pre IT systém orgánu verejnej správy (v prípade ak je to hospodárne a efektívne)

•využívanie ochranných softvérov a licencovaných programov

•pri údržbe technológii, zálohovaní a obnove po havárii sa využívajú procesy v závislosti od rizík a následkov úplného alebo čiastočného výpadku

•dostatočné bezpečnostné zabezpečenie vykonávania finančnej kontroly elektronicky (dvojstupňové overovanie, úprava v internej smernici, poučenie zodpovedných zamestnancov)

✓ e-schránka17

v orgáne verejnej správy je zabezpečená obsluha elektronickej schránky a následná • distribúcia jej obsahu relevantným útvarom, tak aby nedošlo k opomenutiu plynutia lehôt

•komunikácia orgánu verejnej správy s právnickými a fyzickými osobami prebieha prioritne prostredníctvom e-schránky

•podpisovanie dokumentov kvalifikovaným elektronickým podpisom, kvalifikovaným elektronickým podpisom s mandátnym certifikátom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou

1.Sú v orgáne verejnej správy zavedené všeobecné IT kontroly v súvislosti s používanými informačnými systémami?

2.Sú informačné systémy, prípadne aplikácie pred ich nasadením do produkčného prostredia testované (nový IS, zmena IS)?

3.Existujú v rámci zavedených postupov na bezpečnosť a údržbu informačného systému, opatrenia na zálohovanie, obnovu a správu informačného systému?

4.Existuje centrálna evidencia IT incidentov a je analyzovaná s cieľom prijímať preventívne opatrenia?

5.Existujú v orgáne verejnej správy vhodné postupy na overenie identity používateľov informačného systému (zamestnanci, tretie osoby)?

6.Vykonáva orgán verejnej správy pravidelnú kontrolu prístupových práv, napr. z hľadiska ich aktuálnosti, opodstatnenosti, rozdelenia zodpovednosti a pod.?

7.Má orgán verejnej správy zavedené pravidlá pre zber, spracovanie a likvidáciu osobných údajov?

8.Sú zamestnanci orgánu verejnej správy pravidelne školení v oblasti kybernetickej bezpečnosti a ochrany informačných aktív?

9.Existujú pravidlá pre používanie externých médií, mobilných zariadení a vzdialený prístup do systémov?

✓ písomné postupy

•orgán verejnej správy zabezpečuje, že kompetentní zamestnanci vykonávajú kontrolné činnosti systematicky a dôsledne, podľa ustanovení interných predpisov

•písomné postupy upravujúce kontrolné činnosti sú dostupné všetkým zamestnancom orgánu verejnej správy, sú pravidelne aktualizované a v súlade s platnou legislatívou, tieto postupy obsahujú aj časovo ohraničené obdobie, kedy sa kontrolná činnosť a akékoľvek následné opatrenia majú vykonať; písomné postupy môžu mať formu aj zoznamu kontrolných otázok

•postupy majú byť podrobné do takej miery, aby podporovali správny úsudok, hospodárnosť a efektívnosť, a zároveň majú byť čo najjednoduchšie a nenákladné

•postupy sa nemajú prekrývať, nemajú byť vo vzájomnom konflikte alebo duplicitné a mali by byť pravidelne vyhodnocované a v prípade potreby aktualizované

✓ kontrola štyroch očí

•pre zníženie rizika podvodov a chýb sú postupy koordinované tak, aby práca jedného zamestnanca bola automaticky preverovaná iným zamestnancom, ktorý nezávisle vykonáva samostatne stanovené povinnosti

1.Má orgán verejnej správy formalizovaný systém vydávania, schvaľovania, spravovania a archivácie vnútorných predpisov?

2.Je zabezpečené primerané oboznámenie zodpovedných zamestnancov so schválenými vnútornými predpismi?

3.Sú vnútorné predpisy pravidelne aktualizované v súlade s platnou legislatívou?

4.Sú pracovné postupy koordinované tak, aby práca jedného zamestnanca bola automaticky preverovaná iným zamestnancom, ktorý nezávisle vykonáva samostatne stanovené povinnosti (tzv. kontrola 4 očí)?

5.Má orgán verejnej správy nastavené postupy pre vykonávanie kontrolných činností?

6.Sú kontrolné činnosti zapracované priamo do procesov a činností vykonávaných v orgáne verejnej správy?

7.Obsahujú postupy jasné určenie zodpovedností vedenia, útvaru a zamestnancov za jednotlivé kontrolné činnosti?

8.Sú kontrolné činnosti vykonávané zodpovednými osobami pravidelne?

9.Sú v orgáne verejnej správy určené osoby zodpovedné za vykonávanie kontrolných činností? Ak áno, kto ich určil a akým spôsobom?

10.Sú kontrolné činnosti v orgáne verejnej správy zavedené na relevantných organizačných útvaroch?

11.Ak boli zistené nedostatky vo vykonávaní kontrolných činností, prijíma orgán verejnej správy opatrenie na ich odstránenie (napr. úprava postupu vykonávania kontrolných činností, zrušenie kontrolných činností)?

12.Zabezpečuje orgán verejnej správy (vedenie alebo zodpovedná osoba) pravidelné posúdenie vykonávaných kontrolných činností s cieľom zistiť ich relevantnosť?

•Orgán verejnej správy získava, vytvára a používa relevantné a kvalitné informácie - to znamená, že najmä včas získava relevantné dáta zo spoľahlivých interných a externých zdrojov na základe identifikovaných požiadaviek na informácie a vyhodnocuje, či poskytnutá informácia je požadovanej kvality, konkrétne či je: vhodná, aktuálna, úplná, presná, dostupná a poskytnutá včas.

•Orgán verejnej správy zabezpečuje riadnu internú komunikáciu - to znamená, že interne šíri informácie, vrátane cieľov a zodpovedností, ktoré sú potrebné na podporu fungovania vnútorného kontrolného systému (napr. vyberá vhodné metódy internej komunikácie).

•Orgán verejnej správy zabezpečuje riadnu externú komunikáciu, teda spôsob, akým komunikuje s externými stranami o veciach, ktoré majú vplyv na fungovanie vnútorného kontrolného systému.

✓ získavanie informácií relevantných pre činnosť orgánu verejnej správy pochádza z dôveryhodných a overených zdrojov, orgán verejnej správy zároveň upozorňuje na šírenie hoaxov a dezinformačných kampaní jednak svojich vlastných zamestnancov a aj verejnosť

✓ zodpovední zamestnanci pravidelne zhromažďujú a vyhodnocujú informácie z rôznych zdrojov v rámci orgánu verejnej správy (napr. výsledky vnútorných kontrol, vnútorného auditu, sťažnosti, podnety, incidenty alebo výkonnostné ukazovatele), ktoré slúžia ako podklad pre monitorovanie a zlepšovanie vnútorného kontrolného systému

✓ zamestnanci zároveň identifikujú požiadavky na informácie a získavajú relevantné dáta zo spoľahlivých interných a externých zdrojov včas na základe identifikovaných požiadaviek

1.Má orgán verejnej správy zadefinované požiadavky na informácie na príslušnej úrovni a pre príslušných zamestnancov?

2.Má orgán verejnej správy vytvorený informačný systém, ktorý zodpovedá rozsahu a zložitosti činnosti orgánu verejnej správy?

3.Sú informácie v orgáne verejnej správy systematicky zhromažďované, overované a aktualizované?

4.Získava orgán verejnej správy relevantné informácie zo spoľahlivých interných a externých zdrojov? Získava ich včas a na základe identifikovaných požiadaviek na informácie?

5.Vyhodnocuje orgán verejnej správy kvalitu informácií z interných aj externých zdrojov (vhodnosť, aktuálnosť, presnosť, úplnosť, dostupnosť, včasnosť)?

6.Sú údaje digitalizované a efektívne spracovávané (napr. pomocou IS)?

7.Má orgán verejnej správy stanovené mechanizmy na získavanie interných aj externých informácií potrebných pre rozhodovanie? Majú vedúci zamestnanci zabezpečený prístup k relevantným informáciám pre svoje rozhodovanie?

7.Identifikujú zamestnanci riziká na základe získaných informácií a oznamujú ich bezodkladne vedúcim zamestnancom?

8.Vykonáva orgán verejnej správy opatrenia na predchádzanie šíreniu hoaxov a dezinformácií medzi zamestnancami?

9.Majú príslušní zamestnanci zabezpečený prístup k informáciám, ktoré nevyhnutne potrebujú pre výkon svojich úloh?

10.Získava orgán verejnej správy informácie potrebné na riadenie rizík a kontrolu?

✓ jednotlivé útvary orgánu verejnej správy si navzájom predávajú relevantné informácie a komunikujú spolu (uvedené súvisí najmä s potrebou jednotného stanoviska voči externým subjektom), vnútorná komunikácia medzi jednotlivými útvarmi je bez obmedzení a zbytočného formalizmu

✓ orgán verejnej správy zavádza komunikačné kanály, ako napríklad whistleblower hotline, ktoré slúžia ako mechanizmus proti poruchám na zabezpečenie anonymnej alebo dôvernej komunikácie v prípade, ak bežné kanály sú neúčinné a nefunkčné

✓ relevantné informácie sú príjemcom dostupné bezodkladne alebo v rámci časových lehôt stanovených internými pravidlami

✓ zamestnanci orgánu verejnej správy poznajú bezpečnostnú politiku informačných systémov, informačné systémy sú pravidelne kontrolované a ak je ohrozená ich bezpečnosť, relevantní zamestnanci sú o tom informovaní

1.Má orgán verejnej správy upravený systém informačných/komunikačných tokov/hierarchií vo svojom vnútornom prostredí (interná komunikácia)?

2.Sú ciele a priority orgánu verejnej správy komunikované zamestnancom pravidelne a zrozumiteľne?

3.Sú nastavené komunikačné toky medzi organizačnými útvarmi a príslušnými úrovňami riadenia?

4.Funguje efektívna interná komunikácia medzi organizačnými útvarmi a príslušnými úrovňami riadenia? Prebieha interná komunikácia efektívne aj počas zmien alebo krízových situácií?

5.Sú interné informácie dostupné v primeranej forme a čase pre tých, ktorí ich potrebujú?

6.Využíva orgán verejnej správy pravidelné porady, intranet alebo interné správy na distribúciu dôležitých informácií?

7.Je nastavený komunikačný tok informácií pre prípady oznamovania dôverných informácií zo strany zamestnancov napr. porušení právnych predpisov, vnútorných predpisov orgánu verejnej správy?

8.Je zabezpečená výmena informácií medzi útvarmi zodpovednými za kontrolu, plánovanie a výkazníctvo?

9.Poznajú zamestnanci svoje úlohy a zodpovednosti vo vnútornom kontrolnom systéme? Sú zamestnanci informovaní o zmenách v kontrolnom systéme, ktoré by mohli mať vplyv na ich úlohy a povinnosti?

10.Poznajú zamestnanci bezpečnostné pravidlá pre prácu s informačnými systémami?

11.Existuje proces okamžitého informovania o bezpečnostných incidentoch?

12.Reaguje vedenie na podnety zamestnancov týkajúce sa zlepšenia komunikácie?

✓ vo väčších orgánoch verejnej správy sú zriadené špecializované útvary na účely komunikácie s verejnosťou (tlačové oddelenia, hovorcovia), ostatní zamestnanci orgánu verejnej správy sú poučení (napríklad internou smernicou) o postupe komunikácie s verejnosťou a médiami

✓ v orgáne verejnej správy sa dodržujú ustanovenia zákona č. 211/2000 Z. z., prípadné odvolania sa voči neposkytnutiu informácie sú riadne riešené

✓ v prípade komunikácie s tretími stranami sú dodržiavané pravidlá ochrany osobných údajov

✓ pri komunikácii s verejnosťou využíva orgán verejnej správy aj moderné formy komunikácie, napr. propagácia orgánu verejnej správy na Facebooku, LinkedIn, informačné chaty, pričom zodpovednosť za ich správu je jasne určená a kontrolovaná

✓ komunikácia so subjektmi vykonávajúcimi kontrolu alebo audit prebieha transparentne, v požadovanej kvalite a formáte, pričom je zabezpečené vedenie evidencie poskytovaných informácií

1.Má orgán verejnej správy upravený proces/systém komunikácie s externým prostredím (externá komunikácia)?

2.Zabezpečuje orgán verejnej správy dodržiavanie zákona č. 211/2000 Z. z. pri poskytovaní informácií verejnosti?

3.Má orgán verejnej správy určené zodpovedné osoby alebo útvary na komunikáciu s externými subjektmi?

4.Získava a posudzuje orgán verejnej správy informácie z externého prostredia o podstatných záležitostiach súvisiacich s rizikami, zmenami alebo problémami, ktoré majú vplyv na vnútorný kontrolný systém v orgáne verejnej správy?

5.Sú procesy externej komunikácie zdokumentované a transparentné?

6.Komunikuje orgán verejnej správy relevantné informácie verejnosti alebo príslušným/nadriadeným orgánom včas a úplne?

7.Je zabezpečená spätná väzba z externého prostredia a je využívaná na zlepšenie?

8.Je orgán verejnej správy schopný efektívne reagovať na požiadavky externých kontrol?

9.Sú zamestnanci riadne oboznámení s pravidlami ochrany osobných údajov pri komunikácii s externými subjektmi?

10.Má orgán verejnej správy definovaný postup poskytovania informácií externým kontrolným a auditným orgánom?

11.Sú sociálne siete a ďalšie moderné kanály spravované kompetentne a bezpečne?

•Orgán verejnej správy vyberá, vypracúva a realizuje priebežné a nezávislé hodnotenia vnútorného kontrolného systému, aby overil, či jednotlivé komponenty vnútorného kontrolného systému sú prítomné a či fungujú. To znamená, že najmä vyhodnocuje a dokumentuje výsledky priebežného monitorovania a nezávislého hodnotenia s cieľom identifikovať nedostatky vo vnútornom kontrolnom systéme.

•Orgán verejnej správy hodnotí a informuje o nedostatkoch vedenie a príslušný kompetenčný útvar tak, aby bolo možné včas prijať nápravné opatrenia.

✓ štatutárny orgán disponuje relevantnými informáciami o stave vnútorného kontrolného systému (napríklad výsledky vnútorného auditu, vnútornej kontroly); vnútorný audit a/alebo vnútorná kontrola má prístup k potrebným dokumentom, údajom a informáciám za účelom overenia vnútorného kontrolného systému

✓ vnútorný audítor sa podľa potreby zúčastňuje porád vedenia orgánu verejnej správy

✓ orgán verejnej správy má možnosť využiť zasielanie a vyhodnocovanie dotazníkov orientujúcich na spokojnosť zamestnancov, resp. aj na odbornú problematiku za účelom vykonania relevantných zmien v organizácii (avšak hodnotenie by nemalo predstavovať neúmernú administratívnu záťaž)

✓ sú vykonávané hodnotenia zamestnancov podľa zákona č. 55/2017 Z. z., ktoré poskytujú ďalší vstup o funkčnosti riadiacich a kontrolných mechanizmov

1.Vykonáva orgán verejnej správy pravidelné hodnotenie funkčnosti a nastavenia vnútorného kontrolného systému?

2.Akým spôsobom sa vykonáva v orgáne verejnej správy hodnotenie funkčnosti a nastavenia vnútorného kontrolného systému (napr. sebahodnotenie, vnútorný audit, kontroly zodpovedných zamestnancov externé hodnotenie,...)?

3.Využíva orgán verejnej správy výsledky vnútorných auditov, kontrol zodpovedných zamestnancov, sebahodnotení alebo kontrol tretích strán?

4.Sú výsledky monitorovania dokumentované a analyzované s cieľom identifikovať opakujúce sa nedostatky?

5.Zameriava sa sebahodnotenie na najdôležitejšie činnosti, ciele a riziká v orgáne verejnej správy?

6.Sú výsledky/ závery zo sebahodnotenia podložené spoľahlivými dôkazmi?

7.Vykonáva útvar vnútorného auditu (ak je zriadený) pravidelné hodnotenia/overovania, aby poskytol štatutárovi nezávislý pohľad na fungovanie vnútorného kontrolného systému?

8.Informuje útvar vnútorného auditu (ak je zriadený) štatutárny orgán a vedenie orgánu verejnej správy o zisteniach, ktoré majú vplyv na vnútorný kontrolný systém?

9.Zúčastňuje sa vnútorný audítor porád vedenia alebo iných strategických stretnutí?

10.Sú odporúčania vnútorného auditu riadne vyhodnocované a implementované?

11.Ak útvar vnútorného auditu nie je zriadený, poveril štatutárny orgán konkrétnych zamestnancov hodnotením/kontrolou vnútorného kontrolného systému?

12.Je sledované plnenie nápravných opatrení?

✓ vyvodenie zodpovednosti

•sú identifikované osoby zodpovedné za nedostatky zistené kontrolou/auditom

•zodpovední zamestnanci za nápravu nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku sledujú, či nedostatky sú odstránené riadne a včas

✓ výkon follow-upov v rámci jednotlivých typov kontrol/auditov

1.Sú v orgáne verejnej správy zavedené mechanizmy na včasnú identifikáciu nedostatkov vo vnútornom kontrolnom systéme?

2.Sú identifikované nedostatky systematicky evidované a analyzované?

3.Sú prijímané opatrenia na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku?

4.Sú jasne definované osoby alebo útvary zodpovedné za odstránenie jednotlivých nedostatkov?

5.Existuje plán nápravných opatrení vrátane časového harmonogramu a zodpovedností?

6.Sú prijaté opatrenia dokumentované a ich implementácia monitorovaná?

7.Oznamujú zamestnanci orgánu verejnej správy nedostatky vo vnútornom kontrolnom systéme včas a cez správne oznamovacie kanály?

8.Sú výsledky monitorovania pravidelne reportované štatutárnemu orgánu alebo kompetenčnému útvaru?

9.Reaguje vedenie orgánu verejnej správy včas a primerane na problémy, ktoré nahlásia zamestnanci alebo odhalí kontrola/audit?

10.Sleduje vedenie orgánu verejnej správy, či boli nápravné opatrenia naozaj vykonané včas a či dosiahli očakávaný výsledok (napr. podľa odporúčaní vnútorného auditu)?

11.Sú výsledky follow-up kontrol/auditov dokumentované?

•zabezpečiť efektívne využívanie verejných zdrojov (hospodárnosť),

•dosiahnuť maximálne výsledky s minimálnymi nákladmi (efektívnosť),

•zaručiť, že ciele organizácie sú splnené (účinnosť),

•overiť, že finančné operácie sú v súlade s plánovanými cieľmi a normami (účelnosť) a

•znížiť riziko korupcie a iných podvodných aktivít (prevencia podvodov a nezrovnalostí).

•zodpovedne plánovať a rozpočtovať,

•riadiť riziká,

•vykonávať finančnú kontrolu,

•realizovať finančnú operáciu alebo jej časť len vtedy, ak je v súlade s § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z.,

•účtovať v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších právnych predpisov,

•viesť spoľahlivé výkazníctvo,

•vytvárať a uchovávať overiteľné záznamy o každej finančnej operácii alebo jej časti,

•ochraňovať majetok, ktorý má vo vlastníctve alebo v správe.

1.Definovanie poslania a cieľov organizácie; najskôr sa stanoví, prečo organizácia existuje (poslanie) a kam chce v budúcnosti smerovať (vízia). Ciele je potrebné pravidelne prehodnocovať a aktualizovať tak, aby zodpovedali aktuálnym potrebám a hodnotám organizácie.

2.Analýza prostredia; organizácia analyzuje svoje vnútorné a vonkajšie prostredie. Na tento účel sa často používa SWOT analýza, ktorá identifikuje silné a slabé stránky, príležitosti a hrozby. Cieľom je získať prehľad o súčasnej situácii a faktoroch, ktoré môžu ovplyvniť dosiahnutie cieľov.

3.Formulácia cieľov; na základe vykonanej analýzy prostredia sa definujú konkrétne ciele. Tieto ciele musia byť jasné, merateľné a dosiahnuteľné v stanovenom časovom horizonte, spravidla na obdobie 3 až 5 rokov.

4.Tvorba stratégií; v tejto fáze sa určujú spôsoby ako dosiahnuť stanovené ciele. Stratégie môžu zahŕňať zlepšenie existujúcich procesov alebo zavedenie nových aktivít.

5.Implementácia plánov; po schválení plánu sa pristupuje k jeho realizácii. To zahŕňa rozdelenie úloh medzi jednotlivé útvary, zabezpečenie potrebných zdrojov a školení.

6.Hodnotenie a kontrola; počas realizácie je potrebné pravidelne sledovať plnenie plánu a vyhodnocovať jeho pokrok a efektívnosť. Na základe výsledkov sa môžu stratégie podľa potreby upravovať.

•riadne a hospodárne využívanie majetku, t. j. majetok je využívaný na plnenie úloh orgánu verejnej správy a nie je neúčelne alebo neefektívne využívaný,

•ochranu majetku pred stratou, poškodením, zneužitím alebo odcudzením (napr. prostredníctvom fyzickej ochrany, prístupových práv, evidencie majetku),

•vedenie úplnej a aktuálnej evidencie majetku, vrátane jeho pravidelnej inventarizácie,

•jasne definované pravidlá nakladania s majetkom,

•schvaľovacie a kontrolné mechanizmy pri nakladaní s majetkom, aby nedochádzalo napríklad k jeho neoprávnenému prevodu, prenájmu alebo inému použitiu v rozpore s príslušnými právnymi predpismi,

•určenie zodpovednosti za zverený majetok konkrétnym zamestnancom,

•monitorovanie a vyhodnocovanie využívania majetku, vrátane identifikácie prebytočného alebo nevyužívaného majetku,

•prijímanie opatrení na nápravu zistených nedostatkov (napr. pri poškodení, strate alebo neefektívnom využívaní majetku).

✓ Plánovanie

•Orgán verejnej správy analyzuje aktuálny stav kancelárskeho vybavenia a identifikuje potrebu nových stolov a počítačov pre zamestnancov.

•Stanoví konkrétny cieľ: „Zaobstarať nové kancelárske vybavenie do konca 2. štvrťroka s cieľom zvýšiť efektivitu práce zamestnancov.“

•Na základe plánovania sa určí výška finančných prostriedkov, ktoré je možné použiť na obstaranie potrebného vybavenia.

•Rozpočet vychádza zo schváleného ročného rozpočtu a z dostupných finančných zdrojov.

•Posudzujú sa riziká, ako napríklad prekročenie rozpočtu, nesprávny postup obstarania, dodanie chybného tovaru alebo riziko podvodu.

•Na minimalizáciu rizík sa zavádzajú opatrenia, napríklad výber overených dodávateľov a zakotvenie sankcií v zmluve v prípade nedodržania termínov alebo kvality dodávky.

•Orgán verejnej správy zabezpečí obstaranie v súlade s pravidlami verejného obstarávania

•Po výbere dodávateľa bude vystavená objednávka a následne podpísaná zmluva.

•Finančná operácia sa realizuje len vtedy, ak je v súlade s relevantnými skutočnosťami uvedenými v § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z.

•Orgán verejnej správy vykoná finančnú kontrolu podľa zákona č. 357/2015 Z. z. v každej fáze/časti finančnej operácie.

•Finančnou operáciou je v tomto prípade vynaloženie verejných financií – obstaranie nového kancelárskeho vybavenia (počítačov a stolov).

•Finančnou kontrolou podľa zákona č. 357/2015 Z. z. sa zabezpečuje, že táto finančná operácia je hospodárna, efektívna, účinná a účelná a v súlade so skutočnosťami uvedenými v § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z.

•Platby za obstarané stoly a počítače sa zaúčtujú v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

•Finančná operácia sa premietne do účtovných výkazov (napr. rozvaha), čím sa zabezpečí transparentnosť a prehľad o vynaložených výdavkoch.

✓ Auditný záznam (audit trail)

•K dispozícii sú všetky relevantné doklady: objednávka, zmluva, preberací protokol, bankový výpis a účtovný zápis.

•Tento záznam umožňuje neskoršiu kontrolu alebo audit a dokazuje, že finančná operácia bola v súlade s právnymi predpismi a že bola pri nej vykonaná finančná kontrola.

✓ Ochrana majetku

•Po dodaní stolov a počítačov sa nové vybavenie zaeviduje v majetkovej evidencii orgánu verejnej správy.

•Zavádzajú sa interné kontrolné mechanizmy na ochranu majetku s cieľom predchádzať jeho poškodeniu, zneužitiu alebo strate.

1.Sú jasne definované strategické (dlhodobé) ciele organizácie a sú tieto ciele pravidelne prehodnocované a aktualizované?

2.Sú ročné plány, konkrétne úlohy a rozpočet preukázateľne naviazané na strategické ciele orgánu verejnej správy?

3.Je plánovanie a rozpočtovanie finančne realistické, zohľadňuje dostupné zdroje, priority a časové rozloženie výdavkov?

4.Sú priebežne sledované skutočné príjmy a výdavky v porovnaní so schváleným rozpočtom?

5.Sú identifikované odchýlky od rozpočtu analyzované a sú prijímané opatrenia na ich riešenie?

6.Sú finančné operácie realizované prioritne podľa ich významu a naliehavosti, a nie ad hoc, bez väzby na schválené plány a ciele?

7.Má orgán verejnej správy zavedený systém riadenia rizík, v rámci ktorého sú riziká identifikované, analyzované, vyhodnocované a sú k nim prijímané primerané opatrenia?

8.Je pred vykonaním každej finančnej operácie alebo jej časti vykonaná finančná kontrola, ktorou sa overuje jej súlad so skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z.?

9.Je finančná kontrola vykonávaná vo všetkých fázach/častiach finančnej operácie v závislosti od jej charakteru?

10.Sú osoby vykonávajúce finančnú kontrolu riadne určené a majú dostatočné kompetencie?

11.Je zabezpečené, že bez vykonania finančnej kontroly nie je možné finančnú operáciu schváliť alebo realizovať?

12.Sú výsledky finančnej kontroly riadne zdokumentované a uchovávané?

13.Je účtovníctvo vedené presne, úplne a preukázateľne v súlade so zákonom o účtovníctve a slúži ako spoľahlivý podklad pre finančné výkazníctvo a rozhodovanie vedenia orgánu verejnej správy?

14.Sú všetky účtovné prípady zaúčtované bez zbytočného odkladu a na základe preukázateľných dokladov?

15.Sú finančné výkazy zostavované včas a v súlade s príslušnými právnymi predpismi?

16.Existujú ku každej finančnej operácii alebo jej časti overiteľné záznamy (audit trail), ktoré umožňujú sledovať jej plánovanie, realizáciu, úhradu, zaúčtovanie a vykázanie?

17.Sú dokumenty súvisiace s finančnými operáciami uchovávané v súlade s vnútornými predpismi orgánu verejnej správy?

18.Sú v orgáne verejnej správy nastavené procesy na ochranu majetku, ktorý má vo vlastníctve alebo v správe, v súlade s príslušnými právnymi predpismi (napr. zákon o správe majetku štátu, zákon o majetku obcí)?

19.Je majetok riadne evidovaný, identifikovaný a pravidelne inventarizovaný?

20.Sú zavedené pravidlá na predchádzanie straty, poškodeniu, zneužitiu alebo neoprávnenému nakladaniu s majetkom?

21.Je nakladanie s majetkom podmienené schválením oprávnenou zodpovednou osobou a riadnym zdokumentovaním?

vyhlásenie, že vnútorný kontrolný systém je zavedený v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. a poskytuje • primerané uistenie, že s verejnými financiami sa nakladá hospodárne, efektívne, účinne a účelne,

vyhlásenie, že vnútorný kontrolný systém je zavedený v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. a poskytuje • primerané uistenie, že s verejnými financiami sa nakladá hospodárne, efektívne, účinne a účelne s určitými výhradami alebo obmedzeniami; v takom prípade sa uvedú tieto výhrady alebo obmedzenia a prijaté opatrenia,

vyhlásenie, že vnútorný kontrolný systém nie je zavedený v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. alebo • neposkytuje primerané uistenie, že s verejnými financiami sa nakladá hospodárne, efektívne, účinne a účelne; v takom prípade sa uvedú dôvody tohto stavu a prijaté opatrenia.