Metodické usmernenie o postupe zaraďovania referenčných údajov do zoznamu (č. MF/012027/2016-171)
č. MF/012027/2016-171
Ministerstvo financií Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“) v záujme zabezpečenia jednotného postupu pri plnení povinností povinných osôb vyplývajúcich z § 49 až 55 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) vydáva toto metodické usmernenie o postupe zaraďovania referenčných údajov do zoznamu.
Všeobecne
Referenčným údajom je údaj objektu evidencie, ktorý je uvedený zozname referenčných registrov. V § 49 až 55 zákona sa ustanovujú povinnosti subjektov vo vzťahu k referenčným údajom. Cieľom zavedenia referenčných registrov je umožniť zdieľanie a využívanie údajov medzi informačnými systémami orgánov verejnej moci a ich poskytovanie pre právne účely. Prostredníctvom referenčných registrov bude zabezpečené aby fyzické a právnické osoby nemuseli predkladať pre účely konania informácie, ktoré sú už vedené v referenčných registroch (princíp „jedenkrát a dosť“). Ak orgány verejnej moci pre výkon verejnej moci potrebujú údaje o subjektoch evidencie, ktoré sú referenčnými údajmi, potom ich musia získavať z referenčných registrov. Pre zápis údajov z registra do zoznamu referenčných registrov je rozhodujúce, či je údaj objektu evidencie vo vzťahu k subjektu evidencie jedinečný, t.j. či sa tento údaj nespravuje v inom referenčnom registri alebo v iných registroch orgánov verejnej moci. Súčasne musí ministerstvo posúdiť či v registri, v ktorom sú tieto údaje vedené sú tieto údaje evidované pri ich vzniku, zmene alebo zániku a súčasne či s touto evidenciou sú spojené právne účinky k tretím osobám. Referencovanie sa vykoná automatizovaným spôsobom, tzn. informačný systém referenčného registra musí poskytovať aplikačné služby, ktoré umožnia automatizovaný spôsob poskytovania referenčných údajov a súčasne informačný systém orgánu verejnej moci, ktorý pre svoje agendy využíva tieto údaje, musí mať nástroje, ktoré mu umožnia využívať elektronické služby referenčného registra. Pri výkone verejnej moci môže zistiť orgán verejnej moci referencujúci sa na referenčné údaje nesúlad medzi údajmi z referenčného registra a skutočnosťou, ktorý vznikol z ľubovoľného dôvodu. Ak orgán verejnej moci (OVM) pri svojej činnosti zistia takýto nesúlad, sú povinné oznámiť túto skutočnosť správcovi referenčného registra. Tento je následne povinný zabezpečiť ich opravu. Správca referenčného registra je povinný zabezpečiť správu a prevádzku registra, bezpečnosť a ochranu údajov referenčného registra pred neoprávneným prístupom k spracovávaným a uchovávaným údajom a pred ich zneužitím a pred ich stratou, dostupnosť registra a poskytovanie jeho funkcií a sprístupnenie údajov orgánom verejnej moci a iným osobám, oprávneným podľa osobitných predpisov, vedenie záznamov o udalostiach súvisiacich s prevádzkou registra a to najmä o bezpečnostných incidentoch, o prístupoch do informačného systému, zmenách nastavení oprávnenia a zmenách referenčných údajov, dostupnosť hodnôt referenčných údajov objektu evidencie ostatným informačným systémom verejnej správy bezodkladne po ich zápise alebo zmene a bezodkladne po výmaze zabezpečí dostupnosť informácie o výmaze hodnoty údaja objektu evidencie. Registrátor referenčného registra, zabezpečuje úkony spojené so vznikom, zmenou a zánikom údajov v referenčnom registri. Zodpovedá za to, že hodnoty referenčných údajov sú úplné a zodpovedajú skutočnosti. Ak registrátor vykonáva zápis, zmenu alebo výmaz údajov v registri na základe podnetu inej oprávnenej osoby, tak za správnosť a úplnosť údajov zodpovedá registrátor v takom rozsahu v akom je podľa osobitného predpisu povinný skúmať ich úplnosť a to, či zodpovedajú skutočnosti.
Ministerstvo spravuje Centrálny metainformačný systém verejnej správy (MetaIS), ktorý podporuje spracovanie návrhov, pripomienkovanie a publikovanie referenčných údajov vo väzbe na referenčné registre. Postup spracovania návrhu v MetaIS je popísaný v Príručke používateľa MetaIS na adrese https://metais.finance.gov.sk. Na zabezpečenie synchronizácie údajov pri referencovaní a jednotného spôsobu poskytovania údajov z referenčných registrov a základných číselníkov je určený Modul úradnej komunikácie dátová časť ostatných úsekov, ktorý spravuje ministerstvo podľa § 10 ods. 11 písm. d) zákona č. 305/2013 Z.z., ktorého správcom je ministerstvo, a ktorý bol spustený do prevádzky dňa 1.11.2015.
1.Predmet
1.1Predmetom tohto metodického usmernenia je usmernenie postupu orgánov verejnej moci pri zaraďovaní referenčných údajov do zoznamu referenčných údajov vo väzbe na referenčné registre. 1.2 Toto metodické usmernenie je určené pre orgány verejnej moci, ktoré sú povinnými osobami podľa osobitného predpisu.1
2.Iniciácia návrhu na vyhlásenie referenčných údajov
2.1Povinné osoby vykonajú analýzu údajov v informačných systémoch verejnej správy (ISVS) vo svojom rezorte s cieľom identifikovania potenciálnych referenčných údajov na zaradenie do zoznamu a iniciovania procesu vyhlásenia referenčných údajov. 2.2 Povinné osoby zabezpečia koordinačné mechanizmy na zabezpečenie povinností vyplývajúcich zo zákona vo svojom úrade a v organizáciách v zriaďovateľskej alebo zakladateľskej pôsobnosti. 2.3 Pri identifikácii potenciálneho referenčného údaja sa posudzuje, či sa tento údaj nespravuje v inom referenčnom registri alebo v iných registroch orgánov verejnej moci. Súčasne sa posudzuje, či v registri, v ktorom sú tieto údaje vedené, sú tieto údaje evidované pri ich vzniku, zmene alebo zániku a súčasne či s touto evidenciou sú spojené právne účinky k tretím osobám. Referenčným registrom môže byť aj register, v ktorom nie sú evidované údaje pri ich vzniku, zmene alebo zániku alebo nie sú spojené s touto evidenciou právne účinky k tretím stranám pokiaľ, takýto register má tieto údaje sprístupňovať iným osobám ako jediný referenčný zdroj údajov. V takom prípade ide o zdrojový register. 2.4 Referenčný údaj možno vyhlásiť za účinný, ak je dostupný na poskytovanie a referencovanie aplikačnou službou. 2.5 Návrh na zaradenie referenčných údajov do zoznamu iniciuje povinná osoba, ktorá je správcom ISVS, ktorý referenčné údaje sprístupňuje, alebo ministerstvo.
3.Postup pri navrhovaní referenčných údajov do zoznamu
3.1Návrh na zaradenie referenčných údajov sa spracúva v MetaIS.
3.2MetaIS umožňuje vypracovať, poskytnúť návrh na zaradenie do zoznamu na pripomienkovanie do pracovnej skupiny na štandardizáciu dátových prvkov a do medzirezortného pripomienkového konania,2 a publikovať schválené referenčné údaje vo väzbe na referenčné registre. 3.3 Referenčné registre obsahujúce referenčné údaje musia byť evidované v MetaIS.3Spôsob registrácie návrhu je uvedený v osobitnom predpise.4 3.4 Referenčné údaje musia mať parametre podľa štandardu5 a identifikáciu subjektu, ku ktorému sa viažu a podľa ktorého sa vyhľadávajú a stotožňujú referenčné údaje.
4.Stotožnenie údajov
4.1Povinné osoby zabezpečia stotožnenie ustanovených referenčných údajov s údajmi svojho registra v období do jedného roka odo dňa ustanovenia registra za referenčný register.6 4.2 V záujme zvyšovania kvality referenčných údajov je potrebné oznamovať správcovi referenčného a zdrojového registra odôvodnený predpoklad na opravu hodnôt referenčných údajov.7
5.Účinnosť
Toto metodické usmernenie nadobudlo účinnosť dňom zverejnenia vo Finančnom spravodajcovi Ministerstva financií Slovenskej republiky.
Ing. Pavel Bojňanský, v. r. generálny riaditeľ sekcie informatizácie spoločnosti
Poznámky pod čiarou
1§ 3 ods. 3 zákona č. 275/2006 Z. z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
2§ 51 ods. 4 zákona č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov.
4Príručka na používanie Centrálneho metainformačného systému verejnej správy č. MF/011644/2016-1721. www.metais.finance.gov.sk.
5Príloha č. 2 výnosu ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z.z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy v znení neskorších predpisov.
7§ 53 zákona č. 305/2013 Z. z.