Prispevok č.12 - Metodické usmernenie sekcie auditu a kontroly Ministerstva financií SR č. MF/007242/2018-1411 k hodnoteniu finančného riadenia v orgánoch verejnej správy

-hodnotenie vnútorného kontrolného systému,

-stratégia plánovania, stanovenie hlavných cieľov a úloh,

-hodnotenie riadenia rizík,

-hodnotenie vykonávania finančnej kontroly, hospodárne, efektívne, účinné a účelné využívanie verejných financií,

-účtovníctvo a výkazníctvo,

-rozpočet,

-predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam,

-správa majetku štátu a pohľadávky štátu,

-zverejňovanie zmlúv,

-monitoring a plnenie opatrení na odstraňovanie nedostatkov,

-informačné systémy (bezpečnosť a funkčnosť).

 prostredie kontroly – prostredie, v ktorom pôsobia povinné osoby,

 zhodnotenie rizík – orgán verejnej správy si musí byť vedomý rizík, ktorým sa vystavuje a musí mať organizačnú štruktúru upravenú takým spôsobom, aby mohol identifikovať a vyhodnotiť riziká, pre zabezpečenie ich riadenia, zmiernenia alebo odstránenia,  kontrolné činnosti – riadiace akty a postupy, vypracované a uplatňované orgánom verejnej správy, s cieľom uistenia sa o tom, že sú zavedené riadiace procesy zamerané na riadenie rizík, spojených s činnosťou orgánu verejnej správy a ich náležité dodržiavanie,  informácie a komunikácia znamená, že činnosti orgánu verejnej správy sú organizované v súčinnosti s kontrolnými činnosťami a ich cieľom je zbierať a analyzovať informácie potrebné pre riadenie jednotlivých operácií a útvarov,  monitorovanie je proces, ktorý zastrešuje všetky zložky a jeho cieľom je zabezpečiť čo najlepšiu efektívnosť monitorovania a koordinácie procesu a prípadne umožniť reakciu na zistené nedostatky.

1.dostatočnosť a primeranosť vytvorených predpokladov pre zavedenie a využívanie VKS a funkcie vnútorného auditu, resp. funkcie vnútornej kontroly. Do tejto oblasti patrí vyhodnotenie predpokladov ako napríklad: organizácia a organizačná štruktúra, postavenie jednotlivých zložiek VKS v systéme, predpisová základňa, požiadavky na informačné zdroje a toky, požiadavky na prácu s vytváranými

2.existenciu a primeranosť skutočných procesov fungovania jednotlivých zložiek VKS, procesov fungovania vnútorného auditu, resp. vnútornej kontroly a vnútorných kontrolných činností (procesných kontrol) uplatňovaných v systémoch riadenia a pri výkone jednotlivých činností orgánov verejnej správy (napr. v systémoch riadenia rizík, rozpočtovníctva, účtovníctva, výkon hlavných činností a pod.)

 štatutárny orgán, vedúci zamestnanci a ich zodpovednosť,

 organizačná štruktúra,

 vnútorné predpisy / vnútorné riadiace akty,

 zamestnanci,

 postupy / procesy,

 informačné toky (systém spracovania dát a účtovníctvo a rozpočet),

 monitorovanie a plnenie nápravných opatrení,

 útvar vnútorného auditu.

 chronologický popis vykonávaných činností,

 uvedenie pracovnej pozície zodpovednej za vykonanie danej činnosti,

 dokumenty a vstupy potrebné pre výkon danej činnosti (vrátane informačného systému, v prípade, že je využívaný),  grafické znázornenie a popis jednotlivých procesov,  výstupy vznikajúce pri výkone jednotlivých procesov (vrátane informačného systému, v prípade, že je využívaný).

 dodržiavanie definovaných zodpovedností v rámci jednotlivých procesov, ktoré sú v orgáne verejnej správy vykonávané,  vypracovanie dokumentácie stanovenej v jednotlivých pracovných postupoch,  preskúmanie súčasného vývoja implementácie procesov / programov a legislatívnych zmien, ktoré môžu mať vplyv na organizáciu a riadenie v organizácii,  overenie informačných systémov v prípade ich použitia – zodpovedné osoby za informačné systémy, používatelia informačných systémov, vstup a výstup do/z informačných systémov, bezpečnosť informačných systémov v súlade s vybranými medzinárodnými štandardami,

 existenciu primeraného a efektívneho kontrolného systému v rámci jednotlivých organizačných útvarov,  podkladové materiály a informácie o riadení rizík ako základu pre overenie, či používaný vnútorný kontrolný systém v jednotlivých organizačných zložkách je primeraný,  identifikáciu nedostatkov v riadení rizík a vo výkone vnútorných kontrol,  vyhodnotenie primeranosti informačných kanálov podstatných pre činnosť spojenú s monitorovaním rizík,  posúdenie primeranosti a včasnosti informácií o výsledkoch riadenia rizík,  návrhy opatrení na zlepšenie systémov riadenia rizík a VKS,  štúdium predchádzajúcich správ externých (nielen kontrolných) orgánov, hodnotiacich správ.

 organizačná štruktúra - porovnávanie súladu požiadaviek legislatívy (zákon o finančnej kontrole a audite - finančné riadenie a finančná kontrola, zákon č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov – systém vnútornej kontroly) s ich aplikáciou do vlastného systému riadenia,  štatút príslušného orgánu, príp. zriaďovacia listina - vlastné nastavenie VKS,  etický kódex,  vnútorné predpisy vybraných organizačných útvarov,  správy z kontrol vykonaných externými orgánmi, ale aj kontroly vykonané vedúcimi zamestnancami,  hodnotenie zamestnancov, opisy pracovnej náplne,  školenia zamestnancov,  procesné mapy,  informácie, reporting poskytovaný vedúcim zamestnancom (napr. odpočet splnených úloh, pravidelné reporty o určitých skutočnostiach, zápisnica z porady a pod.).  v štruktúrovaných rozhovoroch (interview) s vedúcimi zamestnancami a zamestnancami (predovšetkým vedúcim útvaru vnútorného auditu, generálnym tajomníkom služobného úradu a pod.) získať informácie o praktickom fungovaní procesov v rámci VKS a v rámci výkonu činnosti.

 či orgán verejnej správy má vypracovanú stratégiu, ako sú so stratégiou oboznamovaní zamestnanci,

 či stratégia vychádza z hlavných cieľov, napr. zákon č. 575/2001 Z. z. o organizácii činnosti vlády a organizácii ústrednej štátnej správy v znení neskorších predpisov, zákony, ktorými sa zriaďujú orgány verejnej správy, programové vyhlásenie vlády SR, národné koncepcie a pod.,  ako často je stratégia prehodnocovaná, aktualizácie v prípade, že dochádza k legislatívnym, spoločenským, resp. iným zmenám.

 stratégia,

 plán hlavných úloh,

 zmeny plánu a stratégie v priebehu overovaného obdobia,

 informácia pre zamestnancov o zverejnení stratégie.

a)organizačné usporiadanie riadenia rizík, hodnotí sa:

b)identifikáciu rizík - je potrebné posúdiť, či sa identifikovali riziká na všetkých úrovniach riadenia, vo všetkých útvaroch a ako boli zapojení zamestnanci do procesu identifikovania rizík, hodnotí sa najmä, či v rámci identifikácie boli zohľadnené nasledovné faktory:  čo môže negatívne ovplyvniť činnosť orgánu verejnej správy,  aké riziká ohrozujú majetok, zdroje, informácie, povesť, zákonnosť,  ktoré faktory môžu obmedziť hospodárnosť a efektívnosť orgánu verejnej správy,  aká by mohla byť príčina rizika (vrátane nedostatkov v kontrolách),  aké môžu byť následky rizika,  ako by bolo možné identifikované riziko zvládnuť,  v rámci vyhodnotenia procesu identifikácie sa posúdi komplexnosť katalógu rizík, jeho aktuálnosť ako aj spôsob hodnotenia a použité metódy identifikácie rizík.

c)analýzu rizík a hodnotenie rizík:

d)riešenie rizík:

e)monitorovanie rizík

 organizačná štruktúra, organizačný poriadok,

 procesné mapy,

 vnútorné predpisy pre proces riadenia rizík, spôsob oznamovania nových rizík,

 vykonané analýzy rizík, správy o rizikách predložené štatutárnemu orgánu, resp. vedúcim zamestnancom,  navrhnuté spôsoby riešenia rizík – ich zmierňovania, prijatá úroveň tolerancie rizika.

-vyhlásenie výzvy,

-posudzovanie žiadostí,

-uzatvorenie zmluvy/vydanie rozhodnutia,

-poskytnutie verejných financií,

-zúčtovanie dotácie.

 vnútorné predpisy pre oblasť finančnej kontroly,

 zodpovednosť osôb, ktoré vykonávajú finančnú kontrolu,

 dodržiavanie princípu štyroch očí,

 vykonávanie základnej finančnej kontroly pri všetkých finančných operáciách, alebo ich častiach,

 posudzovanie hospodárnosti, efektívnosti, účelnosti a účinnosti vykonávaných finančných operácií,  správnosť vykonávania základnej finančnej kontroly podľa zákona o finančnej kontrole a audite,  vykonávanie administratívnej finančnej kontroly pri poskytovaní finančných prostriedkov (tretej strane napr. prijímateľ verejných financií),  akým spôsobom je pri vykonávaní finančnej kontroly overovaný princíp hospodárnosti, efektívnosti, účelnosti a účinnosti,  zásady vykonávania finančnej kontroly na mieste (dvoma zamestnancami, na základe poverenia, a pod.),  monitoring opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku,  určenie zodpovedných zamestnancov za zistené nedostatky a uplatnenie opatrení voči zamestnancom zodpovedných za nedostatky.

 vnútorný predpis k vykonávaniu finančnej kontroly,

 obeh účtovných dokladov,

 vzorka vybraných finančných operácií a doklady k nim.

 vnútorné predpisy týkajúce sa účtovníctva, príp. výkazníctva,

 zodpovednosti osôb / útvarov v rámci systému účtovania, obehu účtovných dokladov (vyhotovenie, účtovanie, schvaľovanie, archivácia účtovných dokladov),  zavedenie VKS v oblasti účtovníctva - procesné kontroly zapracované do účtovných operácií, kontroly zamerané na úplnosť, správnosť a preukaznosť účtovníctva,  zodpovednosti osôb / útvarov v systéme spracovania výkazov,  informačné systémy používané v oblasti účtovníctva a spracovania výkazov, ich funkčnosť a bezpečnosť,  uchovávanie overiteľného záznamu o finančnej operácii alebo jej časti - archivácia účtovných dokladov,  správnosť predložených účtovných dokladov a písomností, chronológiu účtovania účtovných prípadov a súvisiacich účtovných operácií,  náležitosti účtovných dokladov, správnosť účtovných zápisov,  správnosť triedenia výdavkov na podpoložkách ekonomickej klasifikácie rozpočtovej klasifikácie,

 uzavretie účtovných kníh k poslednému dňu účtovného obdobia, súlad údajov v hlavnej knihe s údajmi uvedenými v účtovnej závierke a s údajmi uvedenými v inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,  zverejnenie individuálnej riadnej účtovnej závierky v registri účtovných závierok,  inventarizáciu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov.

 vnútorné predpisy týkajúce sa účtovníctva,

 účtová osnova, účtovný rozvrh, účtovné knihy (hlavná kniha, denník),

 účtovná závierka, výročná správa, správa audítora,

 vzorka vybraných účtovných operácií a účtovných dokladov k nim, napr. kniha došlých, odoslaných faktúr, faktúry, objednávky, dodacie listy, a pod.,  dokumentácia k inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,  registratúrny poriadok.

 dodržiavanie záväzných ukazovateľov štátneho rozpočtu (príjmy, výdavky, mzdy, kapitálové výdavky a pod.),  rozpis záväzných ukazovateľov štátneho rozpočtu pre rozpočtovú kapitolu,  proces zmien rozpočtu,  evidencia rozpočtových opatrení,  porovnanie upraveného rozpočtu na základe rozpočtových opatrení so skutočným stavom,  stav neuhradených záväzkov,  čerpanie výdavkov na neplánované akcie, projekty,  plánovanie rozpočtu na obdobie nasledujúcich dvoch rokov.

 záverečný účet za sledované obdobie,

 rozpis záväzných ukazovateľov,

 zmeny rozpočtu, podklady na základe ktorých boli zmeny vykonané,

 individuálna účtovná závierka,

 plán rozpočtu na bežný rok a ďalšie obdobie dvoch rokov,

 plánované projekty zahrnuté do rozpočtu,

 vnútorné predpisy pre oblasť rozpočtu.

 súlad so zákonom NR SR č. 278/1993 Z. z. o správe majetku štátu v znení neskorších predpisov, zákonom č. 374/2014 Z. z. o pohľadávkach štátu v znení neskorších predpisov a vnútornými predpismi povinnej osoby v oblasti nakladania a ochrany majetku štátu,  úroveň vedenia prvotnej evidencie majetku,  nakladanie s dočasne prebytočným majetkom, prebytočným majetkom štátu, neupotrebiteľným majetkom štátu,  ochrana majetku štátu v povinnej osobe,  správa pohľadávok štátu, nakladanie s pohľadávkami štátu a pod.

 vnútorné smernice upravujúce správu a ochranu majetku štátu,

 protokoly o zaradení majetku, protokoly o vyradení majetku, protokoly o rokovaní likvidačnej komisie,  zápisnice o rokovaní vyraďovacej komisie, zápisnice likvidačnej komisie o likvidácii vyradeného majetku, správy likvidačnej komisie o realizácii rozhodnutia štatutára o likvidácii neupotrebiteľného majetku, zápisnica o výsledku ponukového konania, zápisnica škodovej komisie,  rozhodnutie štatutára o neupotrebiteľnosti majetku štátu a o jeho likvidácii, rozhodnutie o prebytočnosti majetku,  zmluva o bezodplatnom prevode správy hnuteľného majetku,  zmluvy vzťahujúce sa na nakladanie s majetkom štátu (nájomná zmluva, zmluva o výpožičke, darovacia zmluva, poistná zmluva, kúpna zmluva a pod.),  súhlas zriaďovateľa s bezodplatným prevodom majetku,  oznámenie o vyhlásení elektronickej aukcie,  evidencia splatných pohľadávok, rozhodnutie o trvalom upustení od vymáhania pohľadávky,  informácie z centrálnej evidencie majetku www.majetokstatu.sk, informácie z registra ponúkaného majetku štátu www.ropk.sk a pod.

 je zverejnená každá zmluva, pri ktorej zákon o slobode informácií určuje, že musí byť zverejnená,

 zverejnená zmluva obsahuje všetky údaje ustanovené nariadením vlády SR č. 498/2011 Z. z., ktorým sa ustanovujú podrobnosti o zverejňovaní zmlúv v Centrálnom registri zmlúv a náležitosti informácie o uzatvorení zmluvy,  zmluva je zverejnená spôsobom, aký určuje zákon o slobode informácií,  zmluva je zverejnená v určených lehotách,  zmluva je zverejnená nepretržite počas celej doby jej platnosti resp. najmenej počas piatich rokoch po nadobudnutí jej účinnosti v zmysle Občianskeho zákonníka,  obsah zverejnenej zmluvy je v súlade so skutočným stavom.

 povinná osoba zverejnila všetky informácie, ktoré je povinná zverejniť v zmysle zákona o slobode informácií (spôsob zriadenia, právomoci, kompetencie, popis organizačnej štruktúry, miesto, čas a spôsob, akým možno získať informácie a pod.),  vybrané osoby (Kancelária prezidenta SR, ministerstvá, ústredné orgány štátnej správy a pod.) zverejňujú aj ďalšie informácie ustanovené zákonom o slobode informácií,

 povinná osoba vedie evidenciu podaných žiadostí o sprístupnenie informácie,

 boli dodržané všetky lehoty určené na vybavenie žiadosti o sprístupnenie informácie alebo lehoty určené pre prípadné odvolacie konania,  úhrada resp. požiadavka na úhradu prípadných nákladov spojených so sprístupnením informácií je v súlade so zákonom o slobode informácií.

 doklady potvrdzujúce zaslanie zmluvy na zverejnenie Úradu vlády Slovenskej republiky,  zmluvy, pri ktorých je povinnosť ich zverejnenia (vybraná vzorka),  evidencia žiadostí o sprístupnenie informácií,  vnútorné predpisy pre postupy vybavovania žiadostí,  vybraná vzorka vybavenia žiadostí o informáciu z evidencie žiadostí,  rozhodnutia vydané v prípade nevyhovenia žiadosti o sprístupnenie informácií.

 stanovenie cieľov a stratégie riadenia bezpečnosti informačných systémov,

 zodpovednosti osôb/útvarov v rámci systému riadenia bezpečnosti,

 identifikácia informačných aktív, ich evidencia a vlastníci, ochrana informačných aktív,  organizácia IT a informačnej bezpečnosti, riadenie informačnej bezpečnosti,  manažment rizík pre oblasť informačnej bezpečnosti,  zavedenie kontrolného systému v oblasti riadenia informačnej bezpečnosti,  personálna bezpečnosť, fyzická bezpečnosť a bezpečnosť prostredia,  sieťová bezpečnosť, ochrana proti škodlivému softvéru,  monitorovanie a manažment bezpečnostných incidentov,  zálohovanie údajov,  riadenie prístupu,  aktualizácia informačno-komunikačných technológií,  účasť tretích strán,  ochrana osobných údajov v informačných systémoch,  funkčnosť informačných systémov používaných v orgáne verejnej správy (napr. v oblasti účtovníctva a spracovania výkazov, dochádzky, registratúry, a pod.).

 bezpečnostná politika, bezpečnostný projekt,

 vnútorné predpisy týkajúce sa bezpečnosti informačných systémov,

 zoznam informačných systémov, ktorých je orgán verejnej správy správcom, resp. prevádzkovateľom,  zoznam informačných systémov, ktoré obsahujú osobné údaje podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajoch a o zmene o doplnení niektorých zákonov,  analýza rizík v oblasti informačnej bezpečnosti,  správy z vykonaných kontrol a auditov bezpečnosti informačných systémov,  klasifikácia (identifikácia) informačných aktív,  plán kontinuity a obnovy,  užívateľské príručky k informačným systémom,  prístupové práva k vybraným informačným systémom a žurnál prístupov k týmto vybraným systémom za určité vybrané obdobie,  SLA (Servis level agreement) – zmluvy so zaručenou úrovňou servisu a požiadavky na opravy a doplnenie systémov,  prístup k autorským právam (zdrojový kód).

 či sú vytvorené podmienky na zníženie rizika nevhodného, neetického alebo protiprávneho konania (bol prijatý etický kódex, či sú v ňom ustanovenia zamerané na prevenciu podvodov, nulová tolerancia voči podvodom, bol vypracovaný vnútorný predpis upravujúci predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam, bol vypracovaný vnútorný predpis v oblasti protikorupčných opatrení),

 či oblasť podvodov a nezrovnalostí je zahrnutá v procesoch riadenia rizík,

 či je vypracovaný plán postupu v prípade vzniku podvodu resp. či je vypracovaný mechanizmus ohlasovania zistených podvodov a nezrovnalostí.  či boli realizované, resp. sú plánované školenia zamestnancov v tejto oblasti,  či boli zavedené linky na nahlasovanie podvodného konania, ako je zabezpečená ochrana osôb pred neoprávneným postihom v pracovnoprávnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním protispoločenskej činnosti.

 či je vypracovaný vnútorný predpis upravujúci preverovanie podnetov,

 či vedie evidenciu podnetov v súlade so zákonom o oznamovaní protispoločenskej činnosti,  či je zavedený systém informovania štatutárneho orgánu o možných rizikách alebo zistených nezrovnalostiach,  v prípade vzniku podvodu, resp. podozrenia, aké rýchle reakcie poli vykonané zo strany vedúcich zamestnancov,  či má OVS zriadenú telefonickú linku príp. e-mailovú schránku na nahlasovanie prípadného korupčného správania.

 či sú prípady podvodov a nezrovnalostí nahlasované príslušným orgánom,

 či z dôvodu zistenia podvodu resp. nezrovnalosti je vedené konanie voči zodpovedným zamestnancom.

 finančné operácie, ktoré nie sú zaznamenané úplne alebo včas, nesprávne operácie z hľadiska sumy, účtovného obdobia, pravidiel pre danú finančnú operáciu,  finančné operácie bez podkladov alebo príslušného povolenia,  neoprávnené prístupy do systémov,  sťažnosti zamestnancov alebo tipy o údajnom podvode,  chýbajúce dokumenty, dokumenty, ktoré sú viditeľne zmenené,  nekonzistentné, neurčité alebo nepresvedčivé odpovede zamestnancov pri získavaní informácií alebo pri analytických postupoch,  sťažnosti povinnej osoby na vykonávanie auditu alebo zastrašovanie členov audítorskej skupiny,  neobvyklé meškanie povinnej osoby pri poskytovaní požadovaných informácií,  neochota, zamietnutie prístupu ku kľúčovým zamestnancom a zariadeniam IT operácií,  neochota včas riešiť zistené nedostatky vo vnútornej kontrole,  tolerovanie porušovaní etického kódexu, a pod.

 Etický kódex,

 vnútorný predpis upravujúci predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam,

 vnútorný predpis upravujúci preverovanie podnetov,

 prezenčné listiny zo školení.

 zákon č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov,  zákon č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov,  zákon NR SR č. 278/1993 Z. z. o správe majetku štátu v znení neskorších predpisov,  zákon č. 176/2004 Z. z. nakladaní s majetkom verejnoprávnych inštitúcií v znení neskorších predpisov,  zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov,  zákon č. 575/2001 Z. z. o organizácii činnosti vlády a organizácii ústrednej štátnej správy v znení neskorších predpisov,  zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,  zákon č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov,  zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov,  zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,  zákon č. 281/2015 Z. z. o štátnej službe profesionálnych vojakov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,  zákon č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, Slovenskej informačnej služby, Zboru väzenskej a justičnej stráže Slovenskej republiky a Železničnej polície v znení neskorších predpisov  zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,  zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov,  zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov,  zákon č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,  zákon č. 374/2014 Z. z. o pohľadávkach štátu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

1The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission http://ec.europa.eu/budget/pic/lib/docs/2015/CD09AssuranceMaps-BackgroundPaper.pdf

6Manažment rizík pre oblasť informačnej bezpečnosti